Alle anskaffelser i Beerenberg vil skje i henhold til veiledende prinsipper for anskaffelser, etikk, menneskerettigheter, bærekraft og definerte retningslinjer. Dette gjelder alle bedrifter, produksjonssteder og alle som utfører anskaffelser på vegne av Beerenberg.

Vår ambisjon er å samarbeide med leverandører for å kunne levere tjenester og materialer etter forventninger til rett tid, på rett sted og til rett pris.

Vi fremmer kontinuerlig forbedring for gjensidig utvikling av muligheter og forsyningskjeden.

Objektive and transparente prosesser 

Anbud/Tilbud 

  • Det skal ikke gis skriftlige tilbud til annet personell utenom innkjøpsavdelingen. 

  • Produkt-/leverandørinformasjon kan diskuteres med leverandører uten involvering av innkjøp. 

Konkurrerende budgivning 

  • Alle anskaffelser skal i prinsippet konkurranseutsettes (øker med verdi). 

  • Alle kontrakter som termineres skal i prinsippet konkurranseutsettes. 

  • Leverandører skal ikke skrive spesifikasjonen. 

Likebehandling og åpenhet 

  • Alle leverandører skal behandles likt, motta informasjon samtidig og vurderes ut fra objektive kriterier. 

  • Alle spørsmål og svar skal være skriftlige og sendes til alle som inngår i prosessen. 

  • All korrespondanse skal være skriftlig. 

  • RFQ, spesifikasjon, tilbud og evaluering skal dokumenteres. 

Diskriminering 

  • Valg av leverandør skal baseres på objektive og ikke-diskriminerende kriterier. 

  • Spesifikasjon skal skrives på en måte som fremmer konkurranse. 

HMS, kvalitet og bærekraft 

  • Innkjøp skal være I samsvar med veiledende prinsipper definert av interne standarder, partnere eller myndigheter 

  

Kontrakt autorisering og administrasjon 

Leverandørgodkjenningsnivåer 

  • Hver leverandør vil ha en definer kritikalitetsvurdering. 

  • Kritikalitetsnivået definerer minimumskravene for leverandørgodkjenning. 

  • Innkjøp/SCM godkjenner leverandører. 

  • Godkjent leverandør er ikke ensbetydende med foretrukket eller prioritert leverandør. 

Kontaktperson 

  • Hver kontrakt skal som et minimum ha en kontraktsansvarlig eller bedriftsrepresentant. 

Kontraktsignering 

  • Kontraktsignering styres av bedriftens autorisasjonsmatrise. 

  • Store kontrakter skal kontrasigneres av bedriftsjurist. 

Kritikalitetsvurdering og godkjenningsnivåer 

Leverandører gis en kritikalitetsvurdering. Til hvert nivå stilles det krav, derav vurderinger, verifikasjoner eller dokumentasjon som må oppfylles for å kunne bli godkjent leverandør.  

Vær oppmerksom på at oppfyllelse av kriteriene ikke automatisk gir plass på godkjent leverandør-listen (Approved Supplier List, ASL). Dette besluttes i godkjennelsesprosessen til selskapet. 

Beerenberg har initiert en aktsomhetsvurdering av forsyningskjeden er basert på OECDs veiledning for ansvarlig forretningsatferd. Vi erkjenner at aktsomhetsvurderinger av menneskerettighet er en kontinuerlig prosess, og vi jobber med å forbedre forståelse, kartlegge risiko og integrere og implementere nødvendige forbedringer. 

Supply Chain har innarbeidet en aktsomhetsvurderingsprosess som en del av virksomheten som dekker aspekter av HMS, kvalitet og menneskerettigheter. I tillegg til annen styrende ESG dokumentasjon og policy 

 

 

 

Identifisering og kartlegging av risiko overvåkes kontinuerlig mot internasjonale standarder 

  1. Menneskerettigheter                   - https://www.globalrightsindex.org/ 

  1. Integritet/Korrupsjon                    - https://www.transparency.org 

  

Risiko er adressert i en klassifisering på flere nivåer i forsyningskjeden 

  1. Akseptabel 

  1. Moderat 

  1. Betraktelig 

 

 

Der risiko er identifisert søker vi å forebygge og redusere gjennom strukturert leverandøroppfølging. 

Alle leverandører skal ha fokus på de grunnleggende fundamentene innen HMS, kvalitet og bærekraft. Dette betyr å handle i samsvar med veiledende prinsipper av definerte retningslinjer og prosesser. 

Leverandører kritikalitetsnivå skal signere Beerenbergs Leverandørerklæring for å arbeide i samsvar med våre etiske retningslinjer og menneskerettighetspolicy. 

Alle leverandører vil bli satt inn i et system for strukturert oppfølging hvor det forventes samhandling mellom partene. Oppfølgingen skal bidra til godt samarbeid med leverandøren, forebygge misforståelser og konflikter. God kommunikasjon vil fremmer innovasjon som kan bidra til nye forretningsmuligheter. 

Vi følger opp leverandører på tre nivåer: 

  1. egenvurdering, 

  1. leverandøroppfølgingsmøter 

  1. revisjoner. 

  

Relevante dokumenter: 

 

Vi segmenterer leverandørene våre basert på et sett med kriterier, type materiale eller tjeneste, forbruk, risikoeksponering, hvilket land anskaffelsen eller forsyningskjeden er. 

Relevante leverandører må være kvalifiserte gjennom konkurranseutsetting, prekvalifisering og revisjoner. 

Vårt foretrukne kvalifiseringssystem er Magnet Joint Qualification System, men Achilles JQS er også akseptert. 

Hvis risiko er identifisert for korrupsjon eller menneskerettighetsspørsmål, vil selskapet vurdere integritetsvurdering. 

Alle leveranser skal pakkes og merkes i henhold til pakke og merke instruksjoner. Forsendelsen skal være tydelig merket med PO-nummer og navnet på installasjonen eller mottakssted.