Innledende bestemmelser
Korrupsjon kan føre til konkurransevridning, undergraving av lovlig forretningsvirksomhet, opprettholdelse av fattigdom og undertrykkelse og utsetter selskapet for risiko og tap av omdømme. Enhver form for korrupsjon er uakseptabelt i Beerenberg.
Korrupsjon kan forekomme på ulike måter. Bestikkelse kan for eksempel foreligge dersom en medarbeider forsøker å påvirke noen i utførelsen av deres arbeid ved å gi eller tilby dem en urettmessig eller utilbørlig fordel. Påvirkningshandel kan foreligge dersom en medarbeider via en tredjepart gir eller tilbyr noen en urettmessig eller utilbørlig fordel for å påvirke et forretningsforhold.
Forbudet mot korrupsjon gjelder både for vedkommende som gir eller tilbyr den urettmessige fordelen, og for vedkommende som ber om, mottar eller aksepterer den. Forbudet gjelder i privat og offentlig sektor, og både i Norge og i utlandet.
En urettmessig eller utilbørlig fordel kan for eksempel bestå av kontanter, gjenstander, rabatter, dekning av reise- eller overnattingsutgifter, deltakelse på arrangementer eller tjenester mv.
Beerenberg er i utgangspunktet ansvarlig for korrupsjonshandlinger begått av selskapets medarbeidere. I tillegg kan Beerenberg holdes ansvarlig for korrupsjonshandlinger begått av tredjeparter som har inngått kontrakt med Beerenberg, og i andre tilfeller der Beerenberg kan dra fordeler av korrupsjonshandlinger begått av tredjeparter. Beerenberg skal derfor arbeide aktivt for å redusere risikoen for korrupsjon i selskapets virksomhet, og vil i alle kontraktsforhold forplikte tredjeparter til å slutte seg til de samme regler og prosedyrer som gjelder for Beerenberg i forhold til korrupsjon.
Tilretteleggingsbetalinger
Tilretteleggingsbetalinger (facilitation payments) er betalinger som skal påskynde eller sikre levering av tjenester eller produkter som man kan ha rettmessig krav på. Dette kan være betalinger medarbeideren blir avkrevd for å få varer raskere ut av tollen, for å komme raskere gjennom passkontrollen etc. Slike betalinger er som hovedregel ulovlige etter norsk lovgivning. Beerenberg aksepterer ikke slike betalinger unntatt i tilfeller hvor det kan være fare for medarbeiderens eller andres liv eller helse eller dersom medarbeideren føler situasjonen truende. Enhver slik betaling skal rapporteres til Beerenbergs finansdirektør hvor det redegjøres for hvorfor beløpet ble betalt. Utgiften skal regnkapsføres hos Beerenberg som «tilretteleggingsbetaling» og beløpet refunderes medarbeideren.
Gaver og representasjon
Medarbeidere skal ikke under noen omstendighet be om personlige fordeler fra forretningsforbindelser. Gaver, representasjon, arrangementer og andre fordeler skal vurderes nøye i forhold til den konkrete situasjonen og omstendighetene for øvrig. Den enkelte må selv vurdere hvorvidt fordelen er egnet til å påvirke egen eller andres objektivitet, uavhengighet eller integritet.
Medarbeidere kan ikke gi eller motta gaver, med unntak av mindre oppmerksomhetsgaver som ikke overstiger en verdi av ca. kr 200, fortrinnsvis reklameartikler. Dersom det klart vil fremstå uhøflig å avslå en gave av høyere verdi, kan medarbeideren likevel motta gaven, men umiddelbart rapportere forholdet til nærmeste leder eller compliance officer og gaven skal leveres til denne.
Dersom medarbeideren er kjent med at forretningsforbindelsen har lavere verdigrense enn Beerenberg, bør det ikke utveksles gaver med høyere verdi enn den som gjelder i mottakers virksomhet.
Kontanter er uakseptabelt uavhengig av beløp og omstendighet.
Det er ikke tillatt å motta personlige rabatter som følge av forretningsmessig tilknytning til Beerenberg. Unntak gjelder for rabatter som er godkjent av Beerenberg.
Dersom det er klart forretningsrelatert, kan medarbeideren delta på sosiale sammenkomster og motta servering, forutsatt at kostnaden er innenfor rimelighetens grenser. Beerenberg skal i denne sammenheng selv betale reiser, overnatting og andre utgifter for medarbeideren.
Tilsvarende kan medarbeidere som opptrer på vegne av Beerenberg, ikke tilby eller betale for gjestfrihet i strid med ovennevnte prinsipper.
Medarbeideren må utvise høy grad av varsomhet ved eventuelle tilbud om eller mottak av gaver eller representasjon overfor eller fra representant for virksomhet som Beerenberg er i forhandlings- og anbudsfase med, og i forkant av andre viktige beslutninger.
Medarbeideren må utvise høy grad av varsomhet ved eventuelle tilbud om gaver eller representasjon overfor offentlige tjenestemenn, og det skal i slike tilfeller alltid innhentes skriftlig forhåndsgodkjenning fra overordnet ledelse.
Medarbeideren må utvise tilsvarende varsomhet ved mottak av gaver eller representasjon fra offentlige tjenestemenn.
Utlegg i forbindelse med gaver og representasjon skal behandles i henhold til aktuell regnskaps- og skattelovgivning.
Bruk av mellomledd
Enhver avtale mellom Beerenberg og en agent, konsulent, lobbyist og andre som fungerer som et mellomledd mellom Beerenberg og en tredjepart, skal være skriftlig og beskrive det reelle forholdet mellom partene. Det må være samsvar mellom avtalt godtgjørelse og den beskrevne tjenesten som skal leveres.
Kontrakten må inneholde et krav om at mellomleddet skal følge Beerenbergs etiske retningslinjer. Retningslinjene skal gjennomgås med mellomleddet før kontrakt inngås, der det særlig fokuseres på forbudet mot korrupsjon.
Kontrakten skal regulere at Beerenberg skal ha fullt innsyn i det mellomleddet gjør på selskapets vegne, herunder adgang til å foreta revisjon av mellomleddet, og at Beerenberg har rett til å gå fra avtalen dersom det avdekkes korrupsjon.
Beerenberg kan kun gjøre bruk av lobbyist til å påvirke beslutninger i offentlig eller privat sektor dersom lobbyisten meddeler den Beerenberg ønsker å påvirke, at vedkommende representerer Beerenberg. Kontrakten med lobbyisten må inneholde en klausul om at lobbyisten plikter å meddele denne informasjonen.
Obligatorisk bakgrunnssjekk av integritet
Før det inngås kontrakt med en ny tredjepart, skal det gjennomføres en bakgrunnssjekk (Integrity Due Diligence) av forretningsforbindelsen med hensyn til økonomisk og omdømmemessig risiko for Beerenberg. Det skal bare inngås kontrakt der forretningsforbindelsen tilfredsstiller Beerenberg sine krav til Integrity Due Diligence.
Kravet om Integrity Due Diligence gjelder i forhold til alle tredjeparter, herunder samarbeidspartnere, leverandører, konsulenter, agenter mv.