Personvernerklæring

Denne personvernerklæringen inneholder opplysninger du har krav på å motta etter gjeldende personvernlovgivning og som er nødvendige for at du skal kunne ivareta dine rettigheter etter dette regelverket.

Personvernerklæring Beerenberg Services AS

1. Hva er en personopplysning?

2. Hvem er behandlingsansvarlig?

3. Hva er formålet?

4. Hva er det rettslige grunnlaget?

5. Hvilke personopplysninger behandles?

6. Hvor hentes opplysningene fra?

7. Utleveres opplysningene til tredjeparter?

8. Hvordan slettes og arkiveres opplysningene?

9. Hvordan sikres opplysningene?

10. Hvilke rettigheter har den registrerte og hvilket lands lovverk gjelder?

11. Kontaktinformasjon

12. Endringer i erklæringen

Beerenberg Services AS («Beerenberg») eier nettstedene www.beerenberg.com, www.benarx.com (inkludert benarx-ecommerce.com) Personvernerklæringen forklarer hvordan og hvorfor vi samler inn og bruker personopplysninger fra disse nettsidene. I tillegg vil du finne informasjon om vår behandling av personopplysninger som ikke er generert via våre nettsider. For behandling av personopplysninger om våre ansatte gjelder det en egen personvernerklæring. Denne er blant annet er gjort tilgjengelig på våre intranettsider.

Merk at nettsidene www.beerenberg.com og www.benarx.com (inkludert benarx-ecommerce.com) kan inneholde lenker til nettsider som er eid og driftet av andre virksomheter. Beerenberg har ikke innsyn i og behandler ikke personopplysninger som samles inn på disse nettsidene, med mindre annet er spesifisert i denne erklæringen. Beerenberg er ikke ansvarlig for behandling av personopplysninger utført av andre med mindre denne behandlingen blir gjort på våre vegne etter avtale med Beerenberg.

1. Hva er en personopplysning?
En personopplysning er en opplysning eller en vurdering som kan knyttes til en enkeltperson eller en mindre gruppe av mennesker. Navn, telefonnummer, adresse og e-postadresse er eksempler på hva som anses for å være en personopplysning.

2. Hvem er behandlingsansvarlig?
Beerenberg Services AS v/administrerende direktør er behandlingsansvarlig for virksomhetens behandling av personopplysninger. Dette ansvaret omfatter blant annet personopplysninger vi behandler i forbindelse med besøk på våre nettsider.

3. Hva er formålet?
Beerenbergs forretningsvirksomhet forutsetter at vi behandler personopplysninger som del av vår daglige drift. Behandlingen vil ha forskjellige formål og vi vil motta personopplysninger på ulike måter. Behandling av personopplysninger gjøres blant annet i forbindelse med tjenester som å distribuere nyhetsbrev, besvare henvendelser til oss, påmelding til kurs og arrangementer samt rekruttering av nye stillinger hvor jobbsøkere har registrert sin søknad med CV, attester o.l. via våre systemer.

Som en viktig del av arbeidet med å lage et brukervennlig nettsted, ser vi på brukermønsteret til de som besøker nettstedet. For å analysere informasjonen, bruker vi analyseverktøyene Google Analytics. Google Analytics bruker informasjonskapsler/cookies(små tekstfiler som nettstedet lagrer på brukerens datamaskin), som registrerer brukernes IP-adresse, og som gir informasjon om den enkelte brukers bevegelser på nett. Eksempler på hva statistikken gir oss svar på er; hvor mange som besøker ulike sider, hvor lenge besøket varer, hvilke nettsteder brukerne kommer fra og hvilke nettlesere som benyttes. Ingen av informasjonskapslene gjør at vi kan knytte informasjon om din bruk av nettstedet til deg som enkeltperson.

Informasjonen som samles inn fra Google Analytics lagres på Googles servere i USA. Mottatte opplysninger er underlagt Googles retningslinjer for personvern.

En IP-adresse er definert som en personopplysning fordi den kan spores tilbake til en bestemt maskinvare og dermed til en enkeltperson. Beerenberg bruker Google Analytics sin sporingskode som anonymiserer IP-adressen før informasjonen lagres og bearbeides av Google. Den lagrede IP-adressen kan dermed ikke brukes til å identifisere den enkelte brukeren.

4. Hva er det rettslige grunnlaget?
Beerenbergs rettslige grunnlag for å behandle personopplysninger om besøkende til våre nettsider følger i utgangspunktet av personvernforordningen artikkel 6 nr. 1. Bestemmelsen inneholder flere alternative behandlingsgrunnlag (a – f). Hvilket alternativ som i et konkret tilfelle gjelder vår behandling av personopplysninger avhenger av hvilke personopplysninger det dreier seg om og hvilken bruk vi gjør av disse.

Nedenfor finner du en liste med eksempler på personopplysninger vi behandler som en del av vår virksomhet og formålet og hjemmelsgrunnlaget for å behandle disse:

Du registrer deg som mottaker av vårt nyhetsbrev. Vår hjemmel for å behandle dine personopplysninger blir da ditt samtykke, se personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav a).
Du registrerer deg som jobbsøker. Vår hjemmel for å behandle dine personopplysninger blir da å gjennomføre tiltak på den registrertes anmodning før avtaleinngåelse, se personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav b). Dersom søknaden din inneholder særlige kategorier av personopplysninger, er behandlingsgrunnlaget vårt personvernforordningen artikkel 9 nr. 2 bokstav b) og h).
Du legger igjen krypterte elektroniske spor på vår nettside (se nærmere forklaring under punkt 3 og 5). Vår hjemmel for å behandle dine personopplysninger er da nødvendigheten av å ivareta en berettiget interesse som veier tyngre enn hensynet til den enkeltes personvern, se personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f). Den berettigede interessen er å forbedre innholdet og tjenestene på vår nettside.
Opplysninger om ansatte hos våre kunder, samarbeidspartnere og leverandører. Vår hjemmel for å behandle slike personopplysninger er nødvendigheten av å ivareta en berettiget interesse som veier tyngre enn hensynet til den enkeltes personvern og oppfyllelse av rettslig forpliktelse , se personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav c) og f). Den berettigede interessen er å etablere eller administrere et forretningsforhold med Beerenberg og administrer innleid personell. Dersom det samles inn særlige kategorier av personopplysninger (eks: helseopplysninger for innleid personell i forbindelse med smittevern), er behandlingsgrunnlaget vårt personvernforordningen artikkel 9 nr. 2 bokstav b) for å sikre forsvarlig arbeidsmiljø etter aml §4-1 og art 9 nr. 2 bokstav j) om allmenne folkehensyn.
Opplysninger som registreres om besøkende i våre lokaler. Vår hjemmel for å behandle slike personopplysninger er nødvendigheten av å ivareta en berettiget interesse som veier tyngre enn hensynet til den enkeltes personvern, se personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f). Den berettigede interessen er å sikre adgangskontroll til Beerenbergs lokaler og sikkerhet ved eventuell evakuering. Dersom det samles inn særlige kategorier av personopplysninger (eks: helseopplysninger i forbindelse med smittevern), er behandlingsgrunnlaget vårt personvernforordningen artikkel 9 nr. 2 bokstav b) og j).
Opplysninger om deltakere på våre kurs. Vår hjemmel for å behandle slike personopplysninger er å oppfylle en avtale med den registrerte, se personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav b).
Opplysninger om personer angitt som nærmeste pårørende til våre ansatte. Vår hjemmel for å behandle slike personopplysninger er da nødvendigheten av å ivareta en berettiget interesse som veier tyngre enn hensynet til den enkeltes personvern, se personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f). Den berettigede interessen er å ha mulighet til å varsle dersom en eller flere av våre ansatte blir utsatt for en hendelse hvor varsling av pårørende er nødvendig. Av samme grunn utleveres kontaktinformasjon til pårørende til ansatte som arbeider på installasjoner til relevant kunde.
Opplysninger i forbindelse med gjennomføring av ulike bakgrunnssjekker av potensielle samarbeidspartnere hvor det i tillegg til kontaktinformasjon kan samles inn opplysninger som f.eks stilling, politisk posisjon og oppføring på sanksjonsliter for å sikre etterlevelse av norske og internasjonale forpliktelser om anti-korrupsjon, anti-hvitvasking, sanksjoner og menneskerettigheter. Vår hjemmel for å behandle slike personopplysninger er oppfyllelse av rettslige forpliktelser, ivareta berettigede interesser og fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav, se personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav c) og f).
Opplysninger i forbindelse med at ansatte eller innleide personell rapportere om kritikkverdige forhold (varsling). Dette kan omfatte alle kategorier personopplysninger, inkludert særlige personopplysninger. Vår hjemmel for å behandle slike personopplysninger at det er nødvendig for å oppfylle rettslig forpliktelse, se personvernforordningen artikkel 6 nr.1 bokstav c) og artikkel 9 nr. 2 bokstav b).

5. Hvilke personopplysninger behandles?
Beerenberg behandler både personlig identifiserbar informasjon og ikke-personlig identifiserbar informasjon om besøkende på vår nettside. Personlig identifiserbar informasjon er opplysninger som identifiserer deg som enkeltperson, for eksempel navn. Ikke-personlig identifiserbar informasjon er informasjon og andre opplysninger som ikke avslører din personlige identitet.

Av personlig identifiserbar informasjon behandler Beerenberg blant annet:

Navn, e-postadresse og firma i forbindelse med utsendelse av nyhetsbrev.
Navn, telefonnummer og e-postadresse i forbindelse med henvendelser som rettes til oss via kontaktskjema på vår hjemmeside.
Navn, e-postadresse, fødselsdato og arbeidsgiver (og evt. relevante CV/kursbevis/bilder) dersom du melder deg på kurs vi tilbyr.
For innleid personell behandles personalinformasjon som navn, fødselsnummer, epost, CV, attester, pårørende, timelister etc for innleid personell.
Dersom du søker på stillinger utlyst på vår hjemmeside, er vi avhengig av å registrere flere og mer detaljerte personopplysninger om deg, blant annet personnummer og nasjonalitet. Behandlingsansvarlig for disse opplysningene er HR Manager AS, Bygdøy Allé 23, org.nr. 985 519 854. Systemet for håndtering av jobbsøknader benytter ulike sett av informasjonskapsler, herunder sesjons-informasjonskapsler som er nødvendig for å identifisere brukere og tillate dem å logge inn i systemet for å oppdatere sin CV eller søke på stillinger. Ytterligere informasjon om behandling av personopplysninger ved søknad på stillinger hos oss, finner du via lenke inntatt som del av søknadsskjemaet.
Når du besøker Beerenbergs nettsider registreres din IP-adresse automatisk. IP-adressen knyttes ikke direkte til deg som bruker, men anonymiseres og benyttes kun til analyseformål. Informasjonen vi benytter oss av er for eksempel hvor mange som besøker ulike områder på våre nettsider, varigheten av de enkelte besøkene, bruk av søkefunksjonen på nettsiden og hvilke nettsider brukerne kommer fra. Det gjør det mulig for oss å utarbeide stadig bedre og mer brukervennlige tilbud.
Cookies
“Cookies” er små informasjonskapsler (tekstfiler) som nettsiden spør nettleseren din om å lagre på datamaskinen eller den mobile enheten. Dette gjør at nettsiden kan huske handlingene eller preferansene dine over tid. De fleste nettlesere aksepterer automatisk cookies. Du kan alltid velge å ikke akseptere en informasjonskapsel ved å endre datamaskinens innstillinger til å avvise “cookie” eller til at du må godkjenne en “cookie”, men dette kan begrense utvalget av funksjonene som er tilgjengelige. Innstillingen er å forstå som et samtykke dersom den er slik at brukeren uttrykker aksept for bruk av cookies. Dette gjelder også dersom nettleseren er forhåndsinnstilt for aksept. Hvis du ikke ønsker at Beerenberg skal samle inn anonyme data fra deg, så kan du melde deg av denne innsamlingen på Google Analytics eller ved å endre sikkerhetsinnstillingene på din datamaskin. Les mer om reservasjon mot Google Analytics-registrering.

6. Hvor hentes opplysningene fra?
Personopplysningene som behandles via våre nettsider hentes fra brukerne selv. Identifiserbare personopplysninger må aktivt registreres, mens ikke-personlige opplysninger logges automatisk via IP-adresser. Det er frivillig å legge inn identifiserbare personopplysninger. Dersom du ikke aktivt registrerer opplysninger, behandler ikke Beerenberg andre personopplysninger enn ikke-personlig identifiserbar informasjon fanget opp via IP-adresser.

Personopplysninger kan samles inn blant annet fra opplysninger som gis av deg, fra ansatte gjennom daglig forretningsvirksomhet eller fra en annen arbeidsgiver (f.eks leverandør gir opplysninger om personell som leies ut til Beerenberg).

7. Utleveres opplysningene til tredjeparter?
Vi gir ikke personopplysningene dine videre til andre med mindre det foreligger et lovlig grunnlag for slik utlevering. Eksempler på slikt grunnlag vil typisk være en avtale med deg eller et lovgrunnlag som pålegger oss å gi ut informasjonen.

Personopplysninger som blir registrert i forbindelse med søknad på ledige stillinger i Beerenberg via våre nettsider overføres til HR Manager AS. Informasjon om hvilke opplysninger som registreres og bruken av disse fremgår av vårt digitale jobbsøkerskjema. Ytterligere informasjon kan fås ved henvendelse til HR Management AS (info@hr-manager.net).

Ikke-personlig identifiserbar informasjon blir utlevert til Google Analytics, se nærmere informasjon ovenfor under punktene 3 og 5.

8. Hvordan slettes og arkiveres opplysningene?
Beerenberg behandler og lagrer ikke personopplysninger lenger enn det som er nødvendig for å oppfylle det formål opplysningene er ment å tjene eller utover den oppbevaringstid som måtte være avtalt eller følge av gjeldende lovgivning. Den registrerte kan når som helst be oss om å slette sine personopplysninger. En anmodning om sletting vil bli etterkommet av Beerenberg, med mindre sletting er uforenlig med hjemmelen for eller formålet med å behandle de aktuelle personopplysningene.

Personopplysninger blir arkivert elektronisk og/eller fysisk i våre systemer eller i systemene til våre underleverandører. Beerenberg tilstreber, og krever at våre underleverandører tilstreber, at oppbevaring av personopplysninger til enhver tid skjer på en mest mulig hensiktsmessig måte via metoder som sikrer at opplysningene ikke kommer på avveie, misbrukes eller går tapt.

9. Hvordan sikres opplysningene?
Som behandlingsansvarlig har Beerenberg det overordnede ansvaret for å sørge for at dine personopplysninger blir behandlet og oppbevart på en sikker måte av Beerenberg selv og underleverandører som behandler personopplysninger på våre vegne. Dette innebærer at vi til enhver tid etterstreber tekniske og organisatoriske løsninger som er egnet til å ivareta tilfredsstillende informasjonssikkerhet. Av sikkerhetsmessige årsaker kan vi ikke gå nærmere inn på hvilke tiltak vi i denne sammenheng har etablert. På generelt grunnlag kan vi imidlertid informere om at vi bl.a. benytter taushetsplikt blant våre ansatte, tilgangsstyring og systemovervåking i tilknytning til vår behandling av personopplysninger.

10. Hvilke rettigheter har den registrerte og hvilket lands lovverk gjelder?
Du har rett til å kreve innsyn, retting eller sletting av personopplysningene vi behandler om deg. Du har videre rett til å kreve begrenset behandling, rette innsigelse mot behandlingen og kreve rett til dataportabilitet. Du kan lese mer om innholdet i disse rettighetene på Datatilsynets nettside: www.datatilsynet.no.

Kontaktinformasjon for denne type henvendelser følger avslutningsvis i erklæringen.

Dersom du mener at vår behandling av personopplysninger ikke stemmer med det vi har beskrevet her eller at vi på andre måter bryter personvernlovgivningen, ber vi om at du kontakter oss snarest. Du har også rett til å klage til Datatilsynet.

Du kan til enhver tid trekke tilbake ditt samtykke for behandling av personopplysninger hos oss. Den enkleste måten å gjøre dette på, er f.eks melde seg av nyhetsbrev eller kontakte behandlingsansvarlige.

Beerenberg er et norsk selskap underlagt norsk lov. Eventuelle tvister knyttet til vår behandling av personopplysninger er underlagt Bergen tingrett, med mindre annet følger av preseptorisk lovgivning.

11. Kontaktinformasjon
Spørsmål til personvernerklæringen og/eller vår behandling av personopplysninger kan rettes til oss pr e-post gdpr@beerenberg.com eller pr brev til Beerenberg Services AS, P.O. Box 273 Slåtthaug, 5851 Bergen, Norge.

12. Endringer i erklæringen
Beerenberg forbeholder seg retten til å endre eller oppdatere denne personvernerklæringen. Alle endringer er gjeldende fra det tidspunktet de blir publisert på vår hjemmeside. Vi anbefaler at du fra tid til annen ser igjennom personvernerklæringen.

*****