I 2013 inngikk Beerenberg et samarbeid med Wergeland Bedriftsutvikling (WBU) for å styrke arbeidet med internrevisjonen i selskapet.
- Tidligere var det egne ansatte i selskapet som utførte interne revisjoner. Vi ønsket å øke kvaliteten på dette arbeidet ved å engasjere spesialister innen fagfeltet, samtidig som vi så at det er enklere å gjennomføre revisjonsarbeidet med eksterne, forteller Ola Jordal, konserndirektør innen HMSK & Risk.
KONTINUERLIG FORBEDRINGSARBEID
Hensikten med å foreta internrevisjoner er å se om det er samsvar mellom kundekrav, interne krav (styrende dokumentasjon) og den praksis som blir utført og dokumentert i bedriften.
- Samtidig er dette et ledd i det kontinuerlige forbedringsarbeidet Beerenberg driver for å videreutvikle styrende dokumentasjon, prosesser, prosedyrer og arbeidsbeskrivelser, forteller Jordal.
Wergeland har vært ansvarlig for flere interne revisjoner i Beerenberg, både i avdelinger og på prosjekter som Ekofisk og Ormen Lange. I tillegg gjennomfører Wergeland også eksterne revisjoner hos Beerenbergs leverandører.
«GRAVEJOURNALISTER»
B-magasinet møter rådgiverne/revisorene fra WBU, Kjersti Brakstad og Kathinka Pettersen, på Os for å gå Beerenbergs produksjonsfasiliteter etter i sømmene. Her skal de kontrollere rutiner, prosesser, metodikk og dokumentasjon i det som utføres av aktiviteter.
Nesten som gravejournalister har de allerede stilt en rekke spørsmål rundt møtebordet. Hvem jobber med hva? Hvordan føres timene? Hvor er tilgangen til databladene? Hvilken metodikk brukes her? Men revisjonen er også åpne diskusjoner om utfordringer og forbedringspotensial.
- Vi opplever at ansatte på alle nivå i organisasjonen er veldig åpne i revisjonsprosessen, noe som gjør at det ofte blir gode samtaler og diskusjoner, særlig om muligheten til å forbedre systemene man jobber etter, forteller Kjersti Brakstad. Hun legger til at noen av suksesskriteriene for en vellykket revisjon er at den er spisset mot akkurat den organisasjonen som skal revideres, og mot hvem som skal intervjues under revisjonen. På den måten blir dette et viktig verktøy for å sikre etterlevelse av styringssystemene – rett og slett at kart og terreng stemmer.
Bevæpnet med gule besøksvester, penn, notatblokk, skjemaer og årvåkenhet for detaljer leder Kjersti Brakstad og Kathinka Pettersen seg gjennom Benarx-fabrikken på Os. Med i følget er Beerenberg-ansatte som svarer på spørsmål, peker, forklarer arbeidsmetoder og viser arbeidsrutiner. Ute i verkstedet fatter kontrollørene interesse for et måleinstrument. Når ble dette sist kalibrert? Er det riktig kalibrert? Er det merket at det er kalibrert? Kontrollørene spør, og Beerenbergs produksjonssjef, Robert Stockman, svarer kontant.
ØKT BEVISSTHET
- Vi kan slå fast at kvaliteten på revisjonsarbeidet har gått opp det siste året ved at vi har fått avdekket flere forbedringsområder både internt i selskapet og hos våre leverandører. I tillegg opplever vi at med en økning i kravene må vi også etterleve på et høyere nivå enn tidligere, forteller Ola Jordal.
På den måten kan vi bekrefte at den kontinuerlige forbedringen har gjort oss mer bevisste på å etterleve egne prosesser og prosedyrer. Interne revisjoner er altså med og sikrer bedre etterlevelse av interne krav og således økt kvalitet.
Samarbeidet med Wergeland har dessuten gitt oss bedre tid til å få gjort noe med de interne kvalitetsavvikene. Det at vi har interne revisjonsprogrammer, gjør oss mer bevisste på å etterleve prosesser og prosedyrer, og samarbeidet gir et viktig signal inn i organisasjonen om at kvalitet er noe vi tar på alvor.